أفضل طرق إدارة الوقت time management ومتابعة المهام

إدارة الوقت هي إدارة الأعمال التي نقوم بمباشرتها في حدود الوقت المتاح، وذلك بأقل جهد وأقصر وقت، وتعد عملية تنظيم الوقت وإدارته من أهم المهارات التي يجب أن يكتسبها الإنسان الناجح، لتساعده في تحقيق النجاح في حياته، ويعد الوقت أثمن ما وهبه الله تعالى للإنسان فيجب أن يستغل ذلك الوقت جيدًا وألا يضيعه هباءً، لذلك سوف نتحدث عن طرق إعداد واستخدام ميزة إدارة الوقت ومتابعة المهام.

شرح طرق إعداد واستخدام ميزة إدارة الوقت time management

فن إدارة الوقت هو استراتيجية تُستخدم للتخطيط لإدارة الوقت بفاعلية، حتى تتمكن من أداء مهام محددة بكفاءة وفاعلية، وهي مهارة يستخدما الكثير من الأشخاص ويمكنك أن تتعلمها بالممارسة والخبرة، ويعد إدارة الوقت فن هام جدًا وذلك لأن عدم تنظيم الوقت يؤدي إلى عدد من الأضرار، منها: ارتفاع مستوى القلق والتوتر، التأثير بالسلب على العمل وجودته، تأخير تسليم الأعمال في مواعيدها، وذلك يتسبب في أضرار سمعة الأشخاص المهنية، بالإضافة إلى الإجهاد وقلة النوم، والشعور بالحزن، وذلك كله يؤدي إلى مضاعفات صحية.

وإدارة الوقت هي استراتيجية محدد تتبعها لتنظيم وقتك وتعمل على التخطيط لتنهي مهام محددة في مدة محددة، ويساعد تنظيم وإدارة الوقت على إنهاء المهام بذكاء بعيدًا عن الجهد، وتتطلب مهارة تنظيم وإدارة الوقت إنجاز المهام في وقت قياسي.

ما هي مهارات إدارة الوقت time management؟

تنظيم وإدارة الوقت هي مهارة تُستخدم في تنظيم وتنسيق المهام التي يجب عليك القيام بها في يومك، لكي تضمن إنهاء تلك المهام في فترة زمنية أقل، وتتعدد مهارات إدارة الوقت كما يلي:

 التخطيط

أول خطوة  في تنظيم الوقت هي التخطيط فلن تتمكن من إدارة وقتك دون التخطيط له، تساعدك مهارة التخطيط في إعداد قوائم للمهام، وتحديد الوقت اللازم لتنفيذ المهام، ولكي تنجح في التخطيط  لمهامك اليومية والمستقبلية يجب أن يكون لديك القدرة على تنفيذ المهام، كما يجب أن يكون لديك القدرة على تحديد المهام الأكثر أهمية.

إن التخطيط اليومي للوقت هو الخطوة الأولى في تنظيم وقتك، فإن التخطيط اليومي أو التخطيط غير المناسب للوقت هو السبب الأساسي للإدارة السيئة للوقت، والتخطيط الفعال سوف يقضي على مشكلة تضييع الوقت، يقول ثيوفراستوس “الوقت هو أثمن ما يمكن أن ينفقه الإنسان”.

اقرأ أيضًا: أحدث الابتكارات في مجال الذكاء الاصطناعي artificial intelligence

يمكنك أن تطور مهارة التخطيط لديك وذلك من خلال استخدام تقويم جوجل وذلك لمدة 7 أيام ثم تراقب يومك وتحدد متى تستيقظ ومتى تنام وماهي المهمة التي ستبدأ بها، كما يجب عليك تحديد أوقات راحتك وأوقات فراغك، ويمكنك استخدام التخطيط في وضع الخطط على المدى الطويل والمتوسط والقصير،  ويمكنك اتباع القواعد التالية في التخطيط ليومك:

• قم بإعداد خطتك الأسبوعية.
• قم بإعداد خطتك يوميًا.
• لا تضع أكثر من قائمة صغيرة.
• دون كل مهامك ونشاطاتك في القائمة.
• قسم الوقت على المهام حسب الأولوية.
• خصص لكل مهمة وقتًا محددًا لإنهائها.
• اترك وقتًا للطوارئ.
• اترك وقتًا للراحة، لنفسك، ولأسرتك.
• التزم بالقائمة.
• لا تفرط في التنظيم.

تفويض المهام

يوجد بعض المهام التي يجب أن تنفذها بنفسك، وهناك البعض الآخر التي يمكنك تفويضها للآخرين ليقوموا بها نيابة عنك خاصة الأشخاص الأكثر خبرة، حتى تتمكن من التركيز على الأنشطة الأعلى قيمة، قم بإعداد قائمة بالمهام التي تستطيع تفويضها للآخرين، ثم قم بتحديد الأشخاص المناسبين للقيام بتلك المهام، ثم قم بالتواصل معهم وإبلاغهم بمهامك.

تنقسم المهام إلى أربعة أقسام، وهي:

• أمور هامة وعاجلة مثل الأزمات الطارئة والمهام التي اقترب موعدها وهذه تأخذ الأولوية ولا يمكن تفويضها.
• أمور هامة غير عاجلة: مثل إعداد الخطط والتدريب والنشاطات الرئيسية، وهذه يمكن تفويض أجزاء منها.
• أمور غير هامة وعاجلة: مثل المكالمات الهاتفية والزيارات، وهذه الأمور من الأفضل تفويضها.
• أمور غير هامة وغير عاجلة: وهذه الأمور يجب تفويضها.

يمكنك أيضًا الاطلاع على كيفية استخدام ميزة تسجيل الشاشة screen recording والتقاط اللقطات

تعلم قول لا

يجب عليك معاملة وقتك على أنه أثمن ما تمتلك، لذلك لا تسمح لأحد بإهدار وقتك، ولا تقم بأنشطة ليست من أولوياتك، فيجب عليك وضع حدود لنفسك وأن تتعلم أن تقول لا.

الوضوح

يجب أن تكون واضحًا وأن تحدد ما ترغب في تنفيذه من مهام، وأن تحدد الهدف الذي تريد الوصول إليه فمثلا انهاء كورس لغة في شهرين والاستراتيجية التي سوف تتبعها في تحقيق الهدف.

مهارة التأقلم وإدارة الإجهاد

تعد من أهم المهارات المتبعة في إدارة الوقت هي التركيز والإرادة في إنهاء المهمات.

تجنب تعدد المهام

يجب أن تركز قدراتك على مهمة واحدة لتنفيذها وتجنب تعدد المهام لكي تستطيع إنهاء المهمة بنجاح.

فوائد وأهمية إدارة الوقت time management

• تحسين الأداء والانضباط الذاتي: يساعد تنظيم الوقت على تحسين أداء الفرد في العمل، وتحقيق انضباطه في إنجاز المهام المطلوبة منه.
• تحسين الإنتاجية: إذا قام الفرد بتنظيم وإدارة وقته يساعده ذلك على إنتاج مهام أكثر وفي وقت أقل.
• تقليل الجهد والتوتر: عندما تتزاحم المهام يشعر الفرد بالتوتر، ولكن إذا تم تنظيم الوقت وتحديد المهام فسوف يقل الشعور بالتوتر.
• تحسين فرص العمل: عندما تقم بتنظيم وقتك سوف تكتسب سمعة مهنية جيدة وبالتالي تحصل على فرص عمل جيدة.
• تعزيز الثقة بالنفس
• إذا قمت بتنظيم وقتك سوف يتوفر لديك الوقت الكاف لعيش حياة اجتماعية جيدة.
•  زيادة القدرة على تحقيق الأهداف وذلك عن طريق تحديد المهام المحددة والوقت اللازم لتنفيذها.

يمكنك أيضًا الاطلاع على طريقة تثبيت وتشغيل العاب الجوال على الكمبيوتر

تطبيقات تعينك على إدارة مهامك باحترافية

تطبيق أنا

هي أداة تساعدك على إدارة الوقت ومتابعة المهام، يمنحك أنا إمكانية توزيع المهام اليومية وتنسيق اللوحات سواء كانت مشتركة مع فريق العمل أو شخصية، تشمل الأداة عدة تطبيقات في كل لوحة، (تطبيق قائمة المهام، تطبيق ملاحظات، تطبيق محادثة، المجلد، المفضلة، قارئ الأخبار)، ويساعد التطبيق في: